Como funciona

• Empresa: cada cliente do escritório (CNPJ ou CPF). É a lista que você acompanha.
• Certificado: a validade do certificado digital da empresa. O painel sempre considera o de validade mais distante; quando você registra um certificado novo, o antigo vira "renovado".
• Faixas: cada empresa cai em uma faixa conforme os dias que faltam — Vencido, Até 7 dias, Até 15 dias, Até 30 dias, Em dia ou Sem certificado.
• Avisos: mensagens automáticas em 30, 15, 7 e 1 dia antes do vencimento, para a equipe do escritório e, se você quiser, para o responsável da empresa. Veja Avisos enviados.

Três jeitos de informar a validade

Certificado A3 (cartão ou token) e casos sem o arquivo à mão: use Informar validade e digite a data.

Roteiro de implantação

1. Em Minha conta, confira se os avisos de vencimento estão ligados para você.
2. Em Empresas, importe a planilha de controle do escritório.
3. Envie os arquivos .cer que você tiver ou instale o agente nas máquinas com certificados A1.
4. Em Configurações, informe o link da sua certificadora parceira para o botão Renovar.
5. Para as empresas que devem ser avisadas diretamente, ligue Avisar também o responsável no cadastro.
6. Convide a equipe em Usuários.

Navegação

• O menu superior leva ao Painel, às Empresas, aos Avisos e à Administração.
• Ctrl + K abre a busca de telas.
• O botão ? (ou F1) abre a ajuda da tela em que você está.
• O ícone de lua/sol troca entre o tema claro e o escuro.

Criar a conta pelo site

1. Na página do Vaulton Cert, clique em Teste grátis (ou, na tela de entrada, em Crie sua conta).
2. Escolha Escritório de contabilidade ou Minha empresa ou grupo de empresas.
3. Preencha o nome, o CPF ou CNPJ, o WhatsApp (opcional) e quantos certificados você quer monitorar. A tela mostra os pacotes de 10 certificados e o valor por mês depois do teste.
4. Crie o seu acesso de administrador: nome, e-mail e senha.
5. Aceite os termos e clique em Começar 7 dias grátis. Você já entra no painel.

O teste não pede cartão. O período e a forma de pagamento são escolhidos na tela Assinatura.

Primeiro acesso pelo convite

Quem cria o seu usuário (o administrador do escritório ou a equipe Vaulton) dispara um e-mail "Seu acesso ao Vaulton Cert". Clique em Criar minha senha, defina a senha e entre com o seu e-mail.

• A senha precisa de pelo menos 10 caracteres, com letras e números.
• O link do convite vale por 24 horas. Se expirar, use "Esqueci minha senha" na tela de entrada ou peça ao administrador para reenviar o convite.

Entrar

Informe e-mail e senha na tela Entrar. Depois de algumas tentativas erradas seguidas, aguarde um minuto antes de tentar de novo.

Esqueci minha senha

1. Na tela de entrada, clique em Esqueci minha senha e informe o seu e-mail.
2. Abra o e-mail "Redefinição de senha do Vaulton Cert" e clique em Criar nova senha.
3. Defina a nova senha. As sessões abertas em outros navegadores são encerradas.

Cartões das faixas

Seis cartões contam as empresas ativas em cada faixa. Clique em um cartão para abrir a lista de Empresas já filtrada.

Os dias são contados pelo calendário de Brasília: um certificado que vence hoje à noite aparece como "vence hoje".

Vencem primeiro

As oito empresas com a validade mais próxima (incluindo as vencidas), com a data, o tipo (A1 ou A3) e o prazo por extenso. Clique na linha para abrir a empresa. O botão verde Renovar abre o site da certificadora parceira — ele aparece quando há um link configurado em Configurações.

Avisos, renovações e agentes

• Avisos nos últimos 30 dias: quantas mensagens saíram por WhatsApp e por e-mail. Se algum envio falhou, um link leva à lista dos que falharam em Avisos enviados.
• Renovações no prazo: dos certificados renovados nos últimos 12 meses, quantos foram renovados antes de vencer.
• Agentes: quantos estão instalados e quantos estão sem comunicação. Veja Agentes.

Painel vazio

Sem nenhuma empresa cadastrada, o painel mostra os três jeitos de começar: importar a planilha, enviar os arquivos .cer ou instalar o agente.

A lista

• As pílulas no topo filtram por faixa e mostram quantas empresas há em cada uma.
• A busca procura na razão social, no nome fantasia, no responsável e no CNPJ (com ou sem pontuação).
• O seletor ao lado mostra empresas Ativas, Inativas ou Todas.
• Clique nos títulos Empresa ou Validade para ordenar.

Cadastrar uma empresa

Em Nova empresa, informe CNPJ (ou CPF, para quem usa e-CPF) e razão social. Os dados do responsável são opcionais, mas são eles que permitem avisar o cliente:

• WhatsApp: celular com DDD (avisos por WhatsApp em breve).
• E-mail: para onde vão os avisos ao responsável.
• Avisar também o responsável: ligado, o cliente recebe os avisos de vencimento junto com o escritório. Por enquanto, só quem tem e-mail recebe.

O CNPJ alfanumérico (com letras) também é aceito.

Importar a planilha do escritório

1. No Excel, abra a planilha de controle e use Arquivo › Salvar como › CSV.
2. Confira se a primeira linha tem os títulos das colunas. São reconhecidos: CNPJ (ou CPF, Documento), Razão social (ou Nome, Empresa, Cliente), Nome fantasia, Responsável (ou Contato), WhatsApp (ou Celular, Telefone), E-mail, Validade (ou Vencimento) e Tipo (A1 ou A3).
3. Em Empresas › Importar planilha, escolha o arquivo e clique em Importar.

• Só CNPJ e razão social são obrigatórios. Datas no formato dd/mm/aaaa.
• Empresa que já está cadastrada (mesmo CNPJ) é atualizada, não duplicada.
• Ao final aparece o resumo: empresas novas, atualizadas, validades registradas e as linhas que não entraram, com o motivo (ex.: CNPJ inválido).

Enviar arquivos .cer

Em Enviar .cer, arraste um ou vários arquivos. Para cada um, o Vaulton Cert lê o titular, o CNPJ/CPF, o emissor e a validade e:

• se a empresa já existe (mesmo CNPJ), registra o certificado nela;
• se não existe, cadastra a empresa com a razão social do certificado.

Mande só a parte pública (.cer ou .crt). Arquivos .pfx/.p12 têm a chave privada e são recusados. Para gerar o .cer no Windows: abra o certificado em certmgr.msc, clique com o botão direito › Todas as tarefas › Exportar › "Não exportar a chave privada".

Exportar

Exportar baixa uma planilha (CSV para o Excel) com as empresas da lista, respeitando os filtros e a ordem da tela: CNPJ, razão social, responsável, contatos, validade, dias para vencer, situação e tipo.

Certificado vigente

Mostra a data de validade em destaque, a faixa, o prazo por extenso, o tipo e a origem. Abaixo: titular, emissor, início da validade, a máquina onde o agente encontrou o certificado, o último aviso automático enviado e a impressão digital (SHA-1), que identifica o certificado de forma única.

Informar validade

Para certificado A3 (cartão ou token) ou quando você não tem o arquivo: clique em Informar validade, escolha a data impressa no certificado (ou no e-mail da certificadora) e o tipo. A validade vale até o fim do dia informado.

Renovar o certificado de uma empresa já monitorada nunca esbarra no limite dos pacotes. Uma empresa que ainda não tem certificado só entra se houver espaço (veja Assinatura).

Renovação

Quando o cliente renova, registre o certificado novo (arquivo .cer, data informada ou leitura do agente). O painel passa a considerar o de validade mais distante e, no Histórico de certificados, o anterior fica como renovado no prazo (o novo começou a valer antes do antigo vencer) ou renovado após vencer. Os avisos recomeçam do zero para o certificado novo.

Lançou uma validade errada? Remova a linha no histórico (ícone da lixeira): o certificado anterior volta a ser o vigente.

O botão Renovar abre o site da certificadora parceira configurada em Configurações, já com o CNPJ da empresa quando o link usa {cnpj}.

Leitura automática

Mostra qual máquina mantém a validade desta empresa atualizada, quando foi a última leitura e se a máquina está sem comunicação. Sem agente, a validade só muda quando alguém envia o .cer ou informa a data.

• Instalar no computador da empresa: gera o comando de uma linha para o computador do cliente onde o certificado A1 está (caixa, servidor do ERP). A máquina monitora esta empresa. Durante a instalação o comando pergunta se o certificado é um arquivo .pfx e pede o caminho e a senha — a senha fica só naquela máquina. Veja Certificado só como arquivo .pfx.
• Usar uma máquina que já tem o agente: escolha o agente geral da contabilidade ou o computador de outra empresa do mesmo grupo onde este certificado também está. O agente lê a máquina de novo em até 5 minutos.
• "O agente leu a máquina e não encontrou o certificado desta empresa": o certificado não está instalado naquele computador. Se for um arquivo .pfx, informe o caminho com o comando mostrado no aviso.
• Trocar escolhe outro agente; Desligar tira a leitura automática (o certificado atual continua registrado).

Quem recebe os avisos

Lista quem será avisado sobre esta empresa:

• escritório: cada usuário ativo do escritório, conforme as preferências dele em Minha conta.
• cliente: o responsável da empresa, quando "Avisar também o responsável" está ligado no cadastro.

A Mensagem mostra o texto exato do aviso, na versão para o escritório e na versão para o cliente.

Enviar agora manda o aviso imediatamente para todos da lista — útil para testar ou cobrar o cliente. Esse envio não altera a sequência automática de 30, 15, 7 e 1 dia.

Dados e contato

CNPJ/CPF, responsável, WhatsApp, e-mail e se o aviso ao cliente está ligado. Use Editar para mudar. Para parar de monitorar uma empresa sem perder o histórico, mude a Situação para Inativa: ela sai do painel e deixa de receber avisos.

Excluir empresa apaga a empresa e o histórico de certificados. Para confirmar, digite EXCLUIR.

Avisos enviados

Os últimos avisos desta empresa: quando, qual faixa (30, 15, 7 ou 1 dia, ou envio manual), o canal, o destinatário e se foi enviado ou falhou. Passe o mouse sobre "falhou" para ver o motivo.

Quando os avisos saem

Todo dia, pela manhã (horário de Brasília), o Vaulton Cert confere os certificados vigentes das empresas ativas e envia o aviso quando faltam 30, 15, 7 ou 1 dia para o vencimento. Certificado já vencido recebe o aviso de "venceu".

• Cada faixa é avisada uma vez só por certificado.
• Se a empresa entrou no sistema já perto do vencimento, sai só o aviso da faixa mais urgente (por exemplo, cadastrada com 5 dias: só o aviso de 7 dias).
• Renovou? O certificado novo começa a sequência do zero.
• Empresas inativas não recebem avisos.

E-mail (WhatsApp em breve)

Por enquanto os avisos saem por e-mail, para quem ligou os avisos em Minha conta (ou foi configurado assim em Usuários) e para o responsável da empresa, quando o aviso ao cliente está ligado e há e-mail dele. O aviso por WhatsApp chega em breve; os números cadastrados já ficam guardados para isso. O e-mail traz o botão Renovar certificado quando há link de renovação configurado.

A mensagem para o cliente é diferente da do escritório: ela explica que, sem o certificado, a emissão de NF-e e NFC-e para, e orienta a falar com o contador.

A lista

Filtre por canal (WhatsApp ou e-mail) e por situação (enviados ou com falha). Em cada linha: quando, a empresa e o prazo no momento do aviso, a faixa, o canal, o destinatário (escritório ou cliente) e o resultado. Quando falha, o motivo aparece embaixo.

O que o agente lê

O agente lê os certificados instalados no Windows — de todos os usuários do computador — e os arquivos .pfx que você indicar, e envia só a parte pública: titular, CNPJ/CPF, emissor, número de série e validade. A chave privada nunca sai da máquina. Certificados que não são ICP-Brasil (de sites, por exemplo) são ignorados.

Dois jeitos de usar

Instalar com um comando

1. No cartão Agente geral (ou na tela da empresa, para o agente da empresa), clique em Gerar chave e comando de instalação.
2. Na aba Windows, copie o comando (ele começa com irm).
3. Na máquina onde os certificados estão, clique com o botão direito no menu Iniciar › Terminal (Administrador) ou Windows PowerShell (Administrador), cole o comando e tecle Enter.
4. Em menos de um minuto aparece "instalado e em execução". A máquina entra na lista "Máquinas com o agente" e os certificados aparecem em Empresas.

• O comando já leva a chave do escritório: copie na hora, porque por segurança ela aparece completa só uma vez.
• A mesma chave instala o agente em várias máquinas até a data de validade dela. Gerar nova chave invalida a anterior para novas instalações; os agentes já instalados continuam funcionando.
• Rodar o comando de novo na mesma máquina atualiza o agente sem criar outro.
• Servidor Linux: use a aba Linux. No Linux o agente lê arquivos .cer/.crt/.pem de pastas que você informa no comando.
• O agente se atualiza sozinho quando sai uma versão nova.

Certificado só como arquivo .pfx

Muitos certificados A1 não são instalados no Windows: ficam só como arquivo .pfx numa pasta. Nesse caso o agente precisa do caminho do arquivo e da senha.

• Na instalação pela tela da empresa, o comando pergunta se o certificado está instalado no Windows. Responda N e informe o caminho do arquivo e a senha.
• Depois de instalado, para incluir outro arquivo, rode na máquina (PowerShell como Administrador): vaulton-cert-agent pfx add "C:\Certificados\empresa.pfx". A senha é pedida ali.
• A senha fica só naquela máquina, cifrada pelo Windows. Ela nunca é enviada ao Vaulton Cert: o agente abre o arquivo no próprio computador, tira a parte pública e envia só ela.
• No detalhe da máquina (clique na linha da tabela) aparece cada arquivo .pfx e se a última leitura deu certo. "senha incorreta" indica que a senha mudou: rode o pfx add de novo com a senha nova.

Empresas encontradas pelo agente geral

Quando o agente geral encontra um e-CNPJ de um cliente que ainda não está na lista, a empresa é cadastrada automaticamente com a razão social do certificado e já fica ligada a esse agente. Para desligar isso, use Configurações › Agente cadastra empresas novas.

Certificados e-CPF (do contador, de sócios) não viram empresa sozinhos: só são lidos se já existir uma empresa cadastrada com aquele CPF, como um produtor rural que emite nota com e-CPF.

Máquinas com o agente

• Clique na linha para ver o detalhe da máquina: empresas monitoradas (com aviso quando o certificado não foi encontrado na última leitura), certificados encontrados nesta máquina e não monitorados com o botão Monitorar, e os arquivos .pfx lidos. Com o limite dos pacotes atingido, os certificados novos ficam nessa lista até você comprar mais pacotes.
• Setas circulares (Ler agora): o agente lê os certificados no próximo contato, em até 5 minutos. A coluna "Última leitura" mostra "leitura pedida" enquanto isso.
• Lápis: dá um nome fácil para a máquina (ex.: "Caixa — Padaria Sol").
• Bloquear: o agente para de enviar até ser desbloqueado e reinstalado com o comando.
• Remover: tira a máquina da lista. Os certificados que ela encontrou continuam no painel.

Link do botão Renovar

Informe a página da certificadora parceira onde o cliente compra a renovação. Escreva {cnpj} no endereço para o Vaulton Cert preencher o CNPJ da empresa, por exemplo:

https://www.suacertificadora.com.br/renovar?cnpj={cnpj}

O botão verde Renovar aparece no painel, na lista e no detalhe das empresas, e no e-mail de aviso. Em branco, vale o link padrão do Vaulton Cert (quando houver).

Avisar o cliente por padrão

Ligado, empresas novas (cadastradas, importadas ou encontradas pelo agente) já nascem com "Avisar também o responsável" — desde que tenham o e-mail do responsável (o WhatsApp vale quando os avisos por WhatsApp forem liberados). Empresas já cadastradas não mudam.

Agente cadastra empresas novas

Ligado (padrão), um e-CNPJ encontrado pelo agente geral de um cliente que não está na lista vira uma empresa nova. Desligado, esses certificados são ignorados e só as empresas que você cadastrou são atualizadas. e-CPF nunca cria empresa sozinho. Agentes instalados pela tela de uma empresa só registram as empresas monitoradas naquela máquina.

Como funcionam os avisos

O quadro ao lado resume o horário e as faixas dos avisos automáticos. Os detalhes estão em Avisos enviados. Quem recebe é definido por pessoa, em Minha conta e em Usuários.

Papéis

Convidar alguém

1. Clique em Novo usuário e informe nome, e-mail, WhatsApp e papel.
2. Escolha se a pessoa recebe os avisos de vencimento. Por enquanto eles saem por e-mail; a opção de WhatsApp aparece como em breve.
3. Salve: a pessoa recebe o convite por e-mail para criar a própria senha.

Enquanto a pessoa não entra pela primeira vez, a coluna "Último acesso" mostra "nunca entrou" e o ícone de envelope reenvia o convite.

Recebe avisos

A coluna mostra por onde cada pessoa recebe os avisos de vencimento: "e-mail" ou "não".

Desativar ou excluir

Desmarque ativo para bloquear o acesso sem apagar o histórico; usuário inativo também deixa de receber avisos. Ninguém pode desativar nem excluir o próprio usuário.

O que fica registrado

Entradas e saídas, cadastros e alterações de empresas e usuários, certificados enviados e removidos, validades informadas, planilhas importadas, cliques em Renovar, avisos enviados manualmente, chaves de instalação e agentes, e mudanças nas configurações. Leituras feitas pelos agentes aparecem com o agente como autor.

Quando o suporte do Vaulton acessa o painel do escritório para ajudar, as ações aparecem com a indicação "suporte Vaulton" e o nome de quem acessou.

Filtros e detalhe

Filtre pela ação e pelo tipo de registro. Clique em uma linha para ver os dados antes e depois da alteração.

Pacotes de certificados

Você compra pacotes de 10 certificados. Cada pacote permite monitorar mais 10 certificados (empresas ativas com certificado registrado). Empresa inativa ou sem certificado não conta.

• Quanto mais pacotes, menor o preço de cada pacote novo. O quadro Preço do pacote mostra as faixas e destaca a sua.
• No cadastro, você informa quantos certificados quer monitorar e os pacotes são calculados (arredondando para cima).
• Os períodos trimestral, semestral e anual têm desconto.

O quadro do plano

Comprar mais pacotes

1. Em Pacotes de certificados, clique em Alterar pacotes.
2. Use + e − para escolher a quantidade. A janela mostra o novo valor por mês e quanto sai a fatura do upgrade.
3. Clique em Comprar pacotes. O novo limite vale na hora, antes mesmo do pagamento.

Se você já pagou o período, sai uma fatura com a diferença pelos meses que faltam do período (mês começado conta como inteiro), com o desconto do seu período. Durante o teste grátis não há cobrança extra: o novo valor entra na primeira fatura.

Para reduzir, escolha menos pacotes e clique em Reduzir pacotes. Vale na hora, sem reembolso do período já pago, e só é aceito se os certificados monitorados couberem nos pacotes que ficam. Para monitorar menos, inative empresas antes.

Quando chega no limite

Os certificados que você já monitora continuam normais, inclusive as renovações. O que fica de fora é um certificado novo: ao enviar um .cer, informar a validade, importar a planilha, monitorar pelo agente ou reativar uma empresa, aparece "Limite do plano atingido", com o link Ir para Assinatura.

Uma faixa amarela no topo do painel avisa quando o limite é atingido, com o botão Comprar pacotes. Certificados novos que o agente encontrar ficam em "encontrados e não monitorados" até haver espaço.

Teste grátis

A conta criada pelo site começa com um teste grátis, sem cartão. Perto do fim do teste, a primeira fatura é emitida e chega por e-mail.

Para assinar antes, clique em Assinar agora. O período pago começa quando o teste terminar, sem perder nenhum dia.

Período e forma de pagamento

• Período de cobrança: clique no período desejado. A mudança vale a partir da próxima fatura.
• PIX: a fatura chega por e-mail alguns dias antes do vencimento.
• Cartão de crédito recorrente: cadastre o cartão ao pagar uma fatura, com a opção Usar este cartão nas próximas cobranças automaticamente marcada. Depois disso, a cobrança é automática no vencimento.

Pagar uma fatura

1. Em Faturas em aberto (ou no Histórico de faturas), clique em Pagar.
2. Se aparecer a escolha de Período, confira o valor de cada um e escolha.
3. Escolha a forma: PIX (QR Code ou copia e cola), cartão ou boleto (Gerar boleto).
4. A confirmação é automática. A fatura passa para Paga e você recebe a confirmação por e-mail. PIX e cartão liberam na hora; o boleto leva até 3 dias úteis.

O Vaulton Cert não guarda o número do cartão: os dados vão direto para o processador de pagamento.

Fatura vencida e suspensão

Com fatura vencida, uma faixa vermelha no topo do painel mostra Pagar agora. Depois da tolerância, o acesso ao painel é suspenso e só a tela Assinatura fica disponível.

Meus dados e avisos

• WhatsApp: o celular com DDD.
• quero receber os avisos de vencimento por e-mail: ligado, você recebe o aviso de cada certificado que entra nas faixas de 30, 15, 7 e 1 dia.
• quero receber os avisos de vencimento no WhatsApp: marcado como em breve. Por enquanto os avisos saem só por e-mail, e quem marcou qualquer uma das duas opções recebe por e-mail.

Alterar senha

Informe a senha atual e a nova (mínimo de 10 caracteres, com letras e números). As sessões abertas em outros navegadores são encerradas.

O arquivo .cer foi recusado

• "O arquivo contém a chave privada" ou "parece ser um .pfx": exporte só a parte pública. No Windows: certmgr.msc › Pessoal › Certificados › botão direito no certificado › Todas as tarefas › Exportar › "Não, não exportar a chave privada" › formato DER (.cer).
• "Este certificado é de … não desta empresa": o CNPJ do arquivo é diferente do CNPJ da empresa aberta. Envie pela lista de Empresas, sem abrir uma empresa, que ele vai para a empresa certa.
• "não traz CNPJ nem CPF": o arquivo não é um certificado ICP-Brasil (e-CNPJ ou e-CPF).

Não recebi o aviso

1. Os avisos saem por e-mail (WhatsApp em breve). Confira a caixa de spam e o endereço em Minha conta.
2. Em Minha conta, confira se os avisos de vencimento estão ligados.
3. Em Avisos enviados, filtre por "Com falha" para ver o motivo.
4. Lembre que cada faixa (30, 15, 7 e 1 dia) é avisada uma vez só. Para mandar de novo, use Enviar agora no detalhe da empresa.
5. Empresas inativas e certificados vencidos há muito tempo não geram aviso.

O comando de instalação deu erro

• "abra o PowerShell como Administrador": o comando precisa de uma janela de administrador (botão direito no menu Iniciar › Terminal (Administrador)).
• "chave de instalação inválida, expirada ou substituída": gere uma nova em Administração › Agentes e copie o comando de novo.
• "o arquivo baixado não confere": o download foi interrompido ou alterado no caminho (antivírus, proxy). Rode o comando de novo.
• Para ver o que o agente encontra na máquina sem enviar nada, rode vaulton-cert-agent scan --dry-run no mesmo terminal.

"O agente não encontrou o certificado desta empresa"

• O certificado é só um arquivo .pfx: na máquina, rode vaulton-cert-agent pfx add "C:\caminho\arquivo.pfx" e digite a senha.
• O certificado está instalado em outro usuário do Windows que nunca entrou nesta máquina depois da instalação: peça para ele entrar uma vez, ou exporte o .pfx.
• O certificado foi renovado e o novo ficou em outro computador: escolha na empresa a máquina certa em Leitura automática.

O agente aparece "sem comunicação"

A máquina não fala com o Vaulton Cert há mais de um dia. Verifique se ela está ligada e com internet. Se o agente foi reinstalado, a máquina antiga pode ficar na lista: remova-a. Se a chave de instalação venceu, gere uma nova antes de reinstalar.

Empresa nova inesperada na lista

O agente cadastra empresas de certificados que encontra na máquina. Se não quiser isso, desligue em Configurações e deixe as empresas indesejadas inativas (ou exclua).

O botão Renovar não aparece

O botão depende do link da certificadora parceira. Peça ao administrador do escritório para configurar em Configurações. Ele aparece para empresas vencidas ou que vencem em até 30 dias.

Ainda com dúvida?

Fale com o suporte do Vaulton Cert pelo e-mail informado no contrato.